indsigt - Zusammenarbeit, Produktivität, Meetings - # Mentale Modelle von Meetingzielen

Wie mentale Modelle von Meetingzielen die Intentionalität in Meetingtechnologien unterstützen können

Q: Wie können Meetingtechnologien Mitarbeiter dabei unterstützen, ihre mentalen Modelle von Meetingzielen zu reflektieren und anzupassen?

Meetingtechnologien können Mitarbeiter dabei unterstützen, ihre mentalen Modelle von Meetingzielen zu reflektieren und anzupassen, indem sie: Explizite Felder für Meetingziele in Kalendereinladungen und Meetinginterfaces integrieren. Dies würde Mitarbeiter dazu anregen, sich über den Zweck des Meetings klar zu werden und diesen zu kommunizieren. Vorlagen für Meetingagenden anbieten, die Mitarbeiter dazu ermutigen, Ziele, Erwartungen und gewünschte Ergebnisse zu definieren. Dies könnte den Fokus von reinen Diskussionsthemen hin zu zielgerichteter Zusammenarbeit lenken. Funktionen zum Reflektieren über Meetingziele und -ergebnisse bereitstellen, z.B. durch Umfragen oder Feedbackschleifen nach Meetings. Dies würde Mitarbeiter dabei unterstützen, ihre mentalen Modelle kontinuierlich zu hinterfragen und anzupassen. Analysen und Erkenntnisse über Meetingziele, -praktiken und -ergebnisse innerhalb der Organisation bereitstellen. Dies könnte Mitarbeiter für die Bedeutung von Intentionalität in Meetings sensibilisieren und ihnen Orientierung geben.

Q: Wie können Meetingorganisatoren mit Teilnehmern umgehen, die unterschiedliche Erwartungen an die Intentionalität von Meetings haben?

Meetingorganisatoren können mit Teilnehmern, die unterschiedliche Erwartungen an die Intentionalität von Meetings haben, wie folgt umgehen: Klare Kommunikation der Meetingziele und -erwartungen in der Einladung und zu Beginn des Meetings. Dies schafft Transparenz und ermöglicht es Teilnehmern, ihre Erwartungen abzugleichen. Flexibilität zeigen und Raum für Entdeckung und Anpassung lassen, ohne den Fokus zu verlieren. Eine Balance zwischen Struktur und Offenheit kann unterschiedliche Bedürfnisse berücksichtigen. Regelmäßige Reflexion und Anpassung der Meetingziele und -formate, um sie an die Bedürfnisse der Teilnehmer anzupassen. Feedbackschleifen können hier hilfreich sein. Verständnis für unterschiedliche Perspektiven und Arbeitskulturen aufbringen. Meetingorganisatoren sollten Empathie zeigen und Kompromisse finden, anstatt eine einheitliche Herangehensweise zu erzwingen. Technologische Unterstützung nutzen, um Intentionalität zu fördern, z.B. durch Vorlagen, Erinnerungen oder Visualisierungen der Meetingziele und -ergebnisse.

Q: Welche Rolle können generative KI-Systeme spielen, um die Intentionalität in Kalendern und Planungsprozessen zu fördern?

Generative KI-Systeme können eine wichtige Rolle dabei spielen, die Intentionalität in Kalendern und Planungsprozessen zu fördern: Automatische Generierung von Meetingzielen und -agenden basierend auf Kalenderdaten, Projektinformationen und Kommunikationsverläufen. Dies könnte Meetingorganisatoren dabei unterstützen, Intentionalität von Anfang an zu etablieren. Intelligente Vorschläge für Meetingziele und -formate, die auf Erkenntnissen über effektive Meetings in der Organisation basieren. KI-Systeme könnten Muster erkennen und Empfehlungen geben. Unterstützung bei der Abstimmung von Meetingzielen zwischen Organisatoren und Teilnehmern. KI-Systeme könnten Diskrepanzen erkennen und Kompromisse vorschlagen. Automatische Erfassung und Analyse von Meetingergebnissen, um Erkenntnisse über Intentionalität und Effektivität zu gewinnen. Dies könnte Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen sein. Personalisierte Erinnerungen und Anleitungen, um Mitarbeiter daran zu erinnern, Intentionalität in ihre Meetingplanung einzubinden. KI könnte individuell zugeschnittene Unterstützung bieten. Insgesamt können generative KI-Systeme eine wichtige Rolle spielen, um Intentionalität in Kalendern und Planungsprozessen zu fördern und so die Effektivität und Zufriedenheit in Meetings zu steigern.

Kernekoncepter

Meetings können entweder als Mittel zum Zweck oder als Selbstzweck gesehen werden. Diese unterschiedlichen mentalen Modelle beeinflussen, wie Meetingziele entstehen, priorisiert und kommuniziert werden, und haben Auswirkungen auf die Effektivität und Zufriedenheit in Meetings.

Resumé

Die Studie identifiziert zwei Hauptmodelle, wie Mitarbeiter Meetingziele sehen:

Meetings als Mittel zum Zweck:

Meetingziele sind spezifisch, bekannt und kommunizierbar
Meetings dienen dazu, bestimmte Ergebnisse zu erzielen oder Fortschritte in der Arbeit zu machen
Meetings haben einen klaren Zweck außerhalb des Meetings selbst

Meetings als Selbstzweck:

Meetingziele können weniger explizit sein, wie Beziehungspflege, Themendiskussion oder reine Zeitblockade
Meetings haben einen Wert an sich, unabhängig von konkreten Arbeitsergebnissen
Ziele können im Laufe des Meetings entdeckt und angepasst werden

Diese Modelle beeinflussen die Vorbereitung, den Ablauf und die Ergebnisse von Meetings. Fehlende Intentionalität kann zu Spannungen zwischen Organisatoren und Teilnehmern führen.

Die Studie identifiziert auch Hindernisse für die Entwicklung von Intentionalität, wie Zeitmangel, Teilnehmerzahl, Persönlichkeitsunterschiede, unterschiedliche Prioritäten und technologische Faktoren.

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"Wenn ich eine Besprechung einberufe, werde ich entweder eine Agenda oder den Grund, warum ich die Besprechung einberufen habe, in die Einladung selbst aufnehmen, damit die Leute Bescheid wissen."
"Wenn ich eine Besprechung leite, werde ich immer damit beginnen: Das ist der Grund, warum wir uns treffen."
"Es gibt Besprechungen, bei denen kein definierter Agenda oder kein spezifisches Ziel im Sinn ist. Ihr Ziel ist es einfach, offen zu sein und Informationen auszutauschen."
"Manchmal schicke ich es zwei Wochen vorher und denke mir: Okay, ich denke darüber erst am Vorabend nach."

Citater

"Wenn ich eine Besprechung einberufe, werde ich entweder eine Agenda oder den Grund, warum ich die Besprechung einberufen habe, in die Einladung selbst aufnehmen, damit die Leute Bescheid wissen."
"Wenn ich eine Besprechung leite, werde ich immer damit beginnen: Das ist der Grund, warum wir uns treffen."
"Es gibt Besprechungen, bei denen kein definierter Agenda oder kein spezifisches Ziel im Sinn ist. Ihr Ziel ist es einfach, offen zu sein und Informationen auszutauschen."
"Manchmal schicke ich es zwei Wochen vorher und denke mir: Okay, ich denke darüber erst am Vorabend nach."

Vigtigste indsigter udtrukket fra

Mental Models of Meeting Goals

by Ava Elizabet... kl. arxiv.org 02-29-2024

https://arxiv.org/pdf/2402.18526.pdf

Dybere Forespørgsler

Wie können Meetingtechnologien Mitarbeiter dabei unterstützen, ihre mentalen Modelle von Meetingzielen zu reflektieren und anzupassen?

Meetingtechnologien können Mitarbeiter dabei unterstützen, ihre mentalen Modelle von Meetingzielen zu reflektieren und anzupassen, indem sie:

Explizite Felder für Meetingziele in Kalendereinladungen und Meetinginterfaces integrieren. Dies würde Mitarbeiter dazu anregen, sich über den Zweck des Meetings klar zu werden und diesen zu kommunizieren.

Vorlagen für Meetingagenden anbieten, die Mitarbeiter dazu ermutigen, Ziele, Erwartungen und gewünschte Ergebnisse zu definieren. Dies könnte den Fokus von reinen Diskussionsthemen hin zu zielgerichteter Zusammenarbeit lenken.

Funktionen zum Reflektieren über Meetingziele und -ergebnisse bereitstellen, z.B. durch Umfragen oder Feedbackschleifen nach Meetings. Dies würde Mitarbeiter dabei unterstützen, ihre mentalen Modelle kontinuierlich zu hinterfragen und anzupassen.

Analysen und Erkenntnisse über Meetingziele, -praktiken und -ergebnisse innerhalb der Organisation bereitstellen. Dies könnte Mitarbeiter für die Bedeutung von Intentionalität in Meetings sensibilisieren und ihnen Orientierung geben.

Wie können Meetingorganisatoren mit Teilnehmern umgehen, die unterschiedliche Erwartungen an die Intentionalität von Meetings haben?

Meetingorganisatoren können mit Teilnehmern, die unterschiedliche Erwartungen an die Intentionalität von Meetings haben, wie folgt umgehen:

Klare Kommunikation der Meetingziele und -erwartungen in der Einladung und zu Beginn des Meetings. Dies schafft Transparenz und ermöglicht es Teilnehmern, ihre Erwartungen abzugleichen.

Flexibilität zeigen und Raum für Entdeckung und Anpassung lassen, ohne den Fokus zu verlieren. Eine Balance zwischen Struktur und Offenheit kann unterschiedliche Bedürfnisse berücksichtigen.

Regelmäßige Reflexion und Anpassung der Meetingziele und -formate, um sie an die Bedürfnisse der Teilnehmer anzupassen. Feedbackschleifen können hier hilfreich sein.

Verständnis für unterschiedliche Perspektiven und Arbeitskulturen aufbringen. Meetingorganisatoren sollten Empathie zeigen und Kompromisse finden, anstatt eine einheitliche Herangehensweise zu erzwingen.

Technologische Unterstützung nutzen, um Intentionalität zu fördern, z.B. durch Vorlagen, Erinnerungen oder Visualisierungen der Meetingziele und -ergebnisse.

Welche Rolle können generative KI-Systeme spielen, um die Intentionalität in Kalendern und Planungsprozessen zu fördern?

Generative KI-Systeme können eine wichtige Rolle dabei spielen, die Intentionalität in Kalendern und Planungsprozessen zu fördern:

Automatische Generierung von Meetingzielen und -agenden basierend auf Kalenderdaten, Projektinformationen und Kommunikationsverläufen. Dies könnte Meetingorganisatoren dabei unterstützen, Intentionalität von Anfang an zu etablieren.

Intelligente Vorschläge für Meetingziele und -formate, die auf Erkenntnissen über effektive Meetings in der Organisation basieren. KI-Systeme könnten Muster erkennen und Empfehlungen geben.

Unterstützung bei der Abstimmung von Meetingzielen zwischen Organisatoren und Teilnehmern. KI-Systeme könnten Diskrepanzen erkennen und Kompromisse vorschlagen.

Automatische Erfassung und Analyse von Meetingergebnissen, um Erkenntnisse über Intentionalität und Effektivität zu gewinnen. Dies könnte Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen sein.

Personalisierte Erinnerungen und Anleitungen, um Mitarbeiter daran zu erinnern, Intentionalität in ihre Meetingplanung einzubinden. KI könnte individuell zugeschnittene Unterstützung bieten.

Insgesamt können generative KI-Systeme eine wichtige Rolle spielen, um Intentionalität in Kalendern und Planungsprozessen zu fördern und so die Effektivität und Zufriedenheit in Meetings zu steigern.