Wie sich Meeting-freie Wochen auf die unstrukturierte Zeit und Aufmerksamkeitsverhandlung von verteilten Arbeitnehmern auswirken

Główne pojęcia

Meeting-freie Wochen bieten verteilten Arbeitnehmern mehr unstrukturierte Zeit, die sie auf unterschiedliche Weise nutzen. Dabei entstehen Herausforderungen bei der Verhandlung der Aufmerksamkeit ihrer Teammitglieder, da sie nicht mehr auf die gewohnten Meetings zurückgreifen können.

Streszczenie

Die Studie untersuchte, wie Wissensarbeiter ihre unstrukturierte Zeit während Meeting-freier Wochen nutzen und welche Vor- und Nachteile sie wahrnehmen. Es wurden drei Orientierungen identifiziert:

Fokus-Orientierung: Die Mitarbeiter nutzen die Zeit für unabhängige Konzentration auf ihre Kernaufgaben. Sie können flexibler arbeiten und sind produktiver, fühlen sich aber auch sozial isoliert.

Kollaborations-Orientierung: Die Mitarbeiter nutzen die Zeit für spontane Zusammenarbeit, um andere bei ihren Aufgaben zu unterstützen. Sie können wichtige Themen vorantreiben, haben aber weniger Flexibilität in ihrer Arbeitsgestaltung.

Zeitgebundene Orientierung: Für diese Mitarbeiter ändert sich wenig, da ihre Aufgaben und Prozesse unabhängig von Meetings ablaufen. Sie haben kaum Möglichkeit, ihre Arbeitszeit frei einzuteilen.

Ein Hauptergebnis war, dass die Mitarbeiter Schwierigkeiten hatten, die Aufmerksamkeit ihrer Teammitglieder ohne Meetings zu verhandeln. Sie mussten neue virtuelle Koordinationsmechanismen entwickeln, die nicht immer erfolgreich waren.

Statystyki

Derzeit arbeiten 12% der Vollzeitbeschäftigten in den USA remote und 30% hybrid.
Meetings können mehr als 85% des Arbeitstags von Wissensarbeitern ausmachen.
70% der Meetings hindern Mitarbeiter daran, ihre Arbeit zu erledigen.
92% der Arbeitnehmer halten Meetings für kostspielig und unproduktiv.

Cytaty

"Während einer [Meeting-freien] Woche kann ich mehr wie ich es bevorzuge arbeiten, also den Morgen damit verbringen, mich aufzuholen und kleine Aufgaben zu erledigen, bevor ich mich dann den ganzen Nachmittag dieser einen Sache widme."
"Die Erwartung, mit der ich in diese [Meeting-freien] Wochen gehe, ist, dass wenn ich in dieser Zeit nur etwas Neues lerne, es erfolgreich war..."
"Leute sind einfach nicht so aufmerksam bei [asynchronen Nachrichten]... Es ist viel schwieriger, in einem Thread auf Slack eine Diskussion zu führen als in einem Meeting. Und daher habe ich das Gefühl, dass die Leute in diesen Threads nicht antworten, wenn sie es könnten."

Kluczowe wnioski z

Circle Back Next Week

by Sharon Fergu... o arxiv.org 04-02-2024

https://arxiv.org/pdf/2404.00161.pdf

Głębsze pytania

Wie können Organisationen die Nutzung von Meeting-freien Wochen optimieren, um die Vorteile für Mitarbeiter zu maximieren?

Um die Nutzung von Meeting-freien Wochen zu optimieren und die Vorteile für Mitarbeiter zu maximieren, sollten Organisationen folgende Maßnahmen ergreifen:

Klare Kommunikation: Es ist wichtig, dass die Organisation klar kommuniziert, warum Meeting-freie Wochen eingeführt werden und welche Erwartungen damit verbunden sind. Mitarbeiter sollten verstehen, wie sie ihre Zeit während dieser Wochen am besten nutzen können.

Flexibilität: Organisationen sollten den Mitarbeitern Flexibilität bieten, wie sie ihre unstrukturierte Zeit während der Meeting-freien Wochen nutzen können. Jeder Mitarbeiter hat unterschiedliche Arbeitsweisen und Prioritäten, daher sollte es keine starren Vorgaben geben.

Schulung und Unterstützung: Es kann hilfreich sein, Schulungen anzubieten, wie Mitarbeiter effektiv ihre Zeit während der Meeting-freien Wochen nutzen können. Darüber hinaus sollten Mitarbeiter Unterstützung erhalten, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen.

Feedback einholen: Organisationen sollten regelmäßig Feedback von den Mitarbeitern einholen, um zu erfahren, wie sie die Meeting-freien Wochen erleben und ob es Verbesserungsvorschläge gibt. Basierend auf diesem Feedback können Anpassungen vorgenommen werden.

Technologische Unterstützung: Die Organisation kann auch technologische Tools bereitstellen, die die virtuelle Zusammenarbeit und Aufgabenverwaltung während der Meeting-freien Wochen erleichtern. Dies kann die Effizienz steigern und die Mitarbeiter dabei unterstützen, ihre Zeit optimal zu nutzen.

Wie können virtuelle Kollaborationstools die Verhandlung von Aufmerksamkeit zwischen verteilten Mitarbeitern unterstützen?

Virtuelle Kollaborationstools können die Verhandlung von Aufmerksamkeit zwischen verteilten Mitarbeitern auf verschiedene Weisen unterstützen:

Klare Kommunikation: Durch die Nutzung von Chat-Plattformen, Videoanrufen und anderen Kollaborationstools können Mitarbeiter klar kommunizieren, wann sie die Aufmerksamkeit ihrer Kollegen benötigen und umgekehrt.

Statusanzeigen: Viele virtuelle Kollaborationstools bieten die Möglichkeit, den eigenen Status anzuzeigen, z. B. "beschäftigt", "verfügbar" oder "nicht stören". Diese Statusanzeigen können anderen Mitarbeitern helfen, zu erkennen, wann sie die Aufmerksamkeit eines Kollegen suchen können.

Benachrichtigungen: Kollaborationstools können Benachrichtigungen senden, wenn eine Nachricht oder Anfrage eingegangen ist. Durch gezielte Benachrichtigungen können Mitarbeiter effektiv auf wichtige Informationen aufmerksam gemacht werden.

Aufgabenmanagement: Einige Kollaborationstools bieten Funktionen zum Aufgabenmanagement, bei denen Aufgaben zugewiesen, priorisiert und verfolgt werden können. Dies kann die Verhandlung von Aufmerksamkeit erleichtern, da klar ist, welche Aufgaben Vorrang haben.

Integration von Kalendern: Die Integration von Kalendern in Kollaborationstools ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Verfügbarkeit und geplante Meetings transparent zu machen. Dadurch können Kollegen besser planen, wann sie die Aufmerksamkeit eines anderen Mitarbeiters suchen können.

Welche Bedenken müssen Führungskräfte bei der Einführung von Meeting-freien Wochen berücksichtigen?

Bei der Einführung von Meeting-freien Wochen sollten Führungskräfte folgende Bedenken berücksichtigen:

Klare Ziele: Es ist wichtig, klare Ziele für die Meeting-freien Wochen zu definieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter verstehen, warum diese Wochen eingeführt werden und welche Ergebnisse erwartet werden.

Auswirkungen auf die Zusammenarbeit: Führungskräfte sollten die Auswirkungen von Meeting-freien Wochen auf die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team berücksichtigen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Teamarbeit nicht beeinträchtigt wird.

Individuelle Arbeitsweisen: Unterschiedliche Mitarbeiter haben unterschiedliche Arbeitsweisen und Prioritäten. Führungskräfte sollten sicherstellen, dass die Meeting-freien Wochen flexibel genug sind, um den individuellen Arbeitsstilen gerecht zu werden.

Feedback und Anpassungen: Führungskräfte sollten regelmäßig Feedback von den Mitarbeitern einholen und bereit sein, Anpassungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass die Meeting-freien Wochen effektiv sind und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.

Technologische Unterstützung: Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über die richtigen technologischen Tools und Ressourcen verfügen, um ihre Arbeit während der Meeting-freien Wochen effizient zu erledigen. Führungskräfte sollten sicherstellen, dass die technologische Infrastruktur den Anforderungen gerecht wird.